深建协字（2007）第057号

 

云顶国际业协会行政制度

 

为使协会各项业务按部就班的开展,保证协会各项工作有章可循,特制定云顶国际业协会行政制度。

会议制度

一、协会会议种类。协会会议主要有：会员大会，会员代表大会，理事会议、常务理事会议、协会领导及秘书处办公会议、分支机构及专业（工作）委员会会议等。

二、协会各类会议的召开与主持。会员大会、会员代表大会、理事会议及常务理事会议按章程规定召开，以上会议及协会领导成员办公会议由会长主持；秘书处办公会议、分支机构及专业（工作）委员会议等根据工作情况确定，以上会议由秘书长或分管领导主持。

三、会务及相关工作。1、会务工作。会员大会、会员代表大会、理事会议、常务理事会议及办公会议由办公室负责会前准备工作及会议过程的各项会务工作，秘书处其他部门予以协助及配合；分支机构及专业（工作）委员会会议等由相关部门负责会务工作。2、会议纪要及落实。按会务工作分工各部门相应完成会议纪要及相关会议材料的撰写，并协助协会或秘书处领导做好会议所确定事项的落实工作。

文件管理制度

秘书长是协会秘书处文件管理的负责人，办公室是文件管理的责任部门，各部室依照本规定履行职能。

一、行文管理

1、秘书处行文使用两个文号，“深建协字”和“深建协秘字”。 “深建协字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文，平行文，对会员单位的正式公文。“深建协秘字”是以秘书处的名义发出的公文，主要是各部室具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等。两种文号均加盖协会印章或秘书处印章。

2、各类公文实行“谁起草谁校对的原则”。各职能部门根据工作需要，自行完成文件的起草工作，并将打好的文件清样交办公室，办公室对文件负责审核，报秘书长、或会长审批签发，并负责文件的文号编排，印发等工作。

3、冠以深建协字的各类公文需经会长签发，冠以深建协秘字的各类公文需经秘书长签发。

4、行文执行登记制度。接收的部门和发文单位应在行(发)文记录上签收。

5、各类公文行文需使用《云顶国际协会行文呈批表》（见表一）

二、收文管理

1、各级单位的来文来函，由办公室负责接收、登记。

2、各部室收到的各类文件应及时送交办公室，办公室按办文程序的规定办理。

3、各部室收到的邮寄或网上下载的各类文件应及时送交办公室。

4、文件原件由办公室归档，各部室需保留文件时，仅保留复印件。

三、办文管理

1、办公室将收到的来文来函应及时填写《云顶国际协会文件处理表》（见表二）并呈送秘书处领导批示。

2、办公室根据秘书处领导对来文来函的意见，及时移交经办的各职能部室。办公室负责督办。

3、当年各职能部室办理完的文件资料留存在所在办理部室。按照档案管理的规定，年末各职能部室将各类公文交办公室归档。

四、其他

发文的方式可分为四种：投递、邮寄、收文单位领取及网上发文。

1、采用投递方式的发文。凡向上级主管部门的各类文件均由办公室负责。凡发向会员单位的发文由行文单位负责。

2、采用邮寄方式的发文由行文单位负责。

3、采用收文单位派员领取的方式发文，由行文单位负责。

4、采用网上发文的方式发文，由办公室负责。

印章管理办法

一、云顶国际业协会的行政印章、业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。

二、办公室是印章管理的责任部门。负责印章的刻制、保管和使用记录。设专人负责此项工作。

三、“云顶国际业协会”印章的使用，由会长审批。秘书处印章的使用由秘书长审批。

四、财务专用章由主管会计负责保管，按有关财务管理的规定使用印章。

五、秘书处业务专用章及分支机构印章的使用，由分管领导审批。

六、印章保管人员应保证在受控的情况下用印。

七、授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经会长批准后开具，并留底备查。

办公用品管理制度

一、秘书长是办公用品管理的负责人。办公室负责办公用品的采购。财务室负责办公用品采购计划的编制和仓库管理。

二、财务室负责按季编制办公用品的采购计划。临时急需的办公用品，编制补充计划。

三、办公用品采购计划由秘书长审批，批准后交办公室采购。

四、办公室根据审批的采购计划，组织二人以上实施采购。采购时，应货比三家，做到价廉物美。

五、采购的办公用品，经验收后，交财务室并办理入库手续。

六、各部室按计划到财务室领用，并在领用记录上签字。

七、办公用品使用应厉行节约，属个人使用的办公用品由个人妥善保管，属公用办公用品（如复印纸等）由办公室控制使用。

接待工作制度

一、秘书长是协会对外接待工作的负责人，决定接待工作中的重要事项。

二、办公室是接待工作的组织和牵头部门。统一负责安排来访团体或人员的接待，各职能部门按对口接待来访的内容协助工作。

三、各职能部室对口的接待安排，秘书处分管领导负责，各部室直接组织安排，办公室协调。

四、接待工作应热情、礼貌、举止适度，尽东道主之谊，树立协会良好形象。

五、遵循对等接待原则和节俭原则。食、宿、行要尊重客人的意见，重要事项应及时报协会领导。

车辆管理规定

一、本协会车辆的主管部门为秘书处办公室。根据工作需要由办公室统一办理相关购买、报废等手续和证照，缴纳相关费用，统筹兼顾，合理调配。

办公室设专人负责车辆的维修、保养、年审，定期检查车辆状况。

专备车辆由协会及秘书处领导负责使用、保管，其他车辆由办公室安排使用和保管。各部门工作用车须提前预约，统一安排。

二、严格遵守道路交通管理规则及相关法令，文明驾驶，确保行车安全。

三、认真做好车辆的维护和保养工作,强化安全意识。

四、保持车辆清洁卫生，切实维护协会形象。

五、因私用车必须经秘书长同意后，办公室方可派车。

防火治安管理制度

一、秘书长是协会防火治安管理的负责人。办公室是责任部门，设专人负责此项工作。

二、各部（室）负责本区域的治安防火工作。下班后切断所有电源，关闭空调、通风的开关，锁好门窗。每天最后离开的人员，应关闭公用的照明、通风、空调，并锁好大门。

三、开展防火宣传活动，提高员工防火观念和防火自觉性，普及防火与灭火常识宣传教育。

四、经常进行防火检查，严格控制火源，妥善处理易燃品，保持防火通道通畅，整改火险隐患，堵塞火险漏洞，防止火灾发生。

五、发生火灾时，全体人员要积极投入灭火并及时报警.

六、按消防要求配备消防器材，不得挪作它用。并定期检查、保养、维护、更换各种消防器械、药物和材料，确保有关设施的有效性。

七、增强治安防范意识，保护好公私财物。个人贵重物品不得存放于办公室。

八、加强安全用电意识。电线、电器残旧，不能保证安全使用的，应及时更换。配电房等消防重地，严禁吸烟和使用明火，非专业管理人员不得随意进入。

本制度由二00七年八月一日始施行。原“深建协字（2002）第20号《云顶国际也协会办公室管理制度》”及“深建协秘字（2003）第12号《云顶国际业协会行政管理办法》”同时废止。

 

 

二00七年七月二十日